Etapa 1 de 10
Oportunidad y cliente
- Responsables
- Comercial
- Información controlada
- Cliente y contactos, solicitud original, brief y seguimientos con fecha y responsable.
- Resultado esperado
- Oportunidad calificada con responsable asignado.
Gestión de eventos · Cotizaciones con IA
EventFY
De la solicitud del cliente al regreso del último equipo. Crea cotizaciones con IA, organiza el brief y conecta seguimiento comercial, inventario, compras y operación en un solo lugar.
Diseñado para productoras, agencias, venues y proveedores de eventos.
- Operación en tiempo real
- Brief y seguimiento comercial
- Cotizaciones desde solicitudes
El problema
Los eventos no fallan por falta de talento. Fallan por falta de coordinación.
La producción se dispersa entre archivos, mensajes y decisiones que nunca quedan registradas en el mismo lugar.
Cotizaciones dispersas
Versiones distintas entre hojas de cálculo, correos y mensajes.
Cambios que no llegan
El ajuste se acuerda con el cliente y el equipo se entera tarde.
Equipo difícil de rastrear
Cables y piezas pequeñas que nadie sabe dónde quedaron.
Proveedores desalineados
Cada uno trabaja con una versión diferente de la información.
Sin visibilidad en sitio
Llegadas, entregas y avances que solo se conocen por teléfono.
Costos reales tardíos
El margen aparece semanas después de que el evento terminó.
Evidencias perdidas
Fotos y autorizaciones repartidas en chats personales.
Capacitación complicada
Sistemas tradicionales que el equipo operativo no adopta.
EventFY transforma todos esos puntos aislados en un solo flujo operativo.
Cómo funciona
El flujo completo del evento, etapa por etapa
Selecciona una etapa para ver quién participa, qué información se controla y cuál es el resultado esperado.
Producto
Módulos conectados, no aplicaciones sueltas
Cada módulo aporta un tramo del mismo flujo y comparte los datos del expediente del evento.
CRM y clientes
Contactos con varios medios, brief y seguimientos con responsable.
Cada evento nace con historial comercial completo.
Conocer másCotizaciones y contratos
Cotizador IA, importación Excel y propuestas por áreas y bloques.
Una sola versión válida para todo el equipo.
Conocer másPlaneación y cronograma
Tareas, dependencias y responsables por evento.
El avance del montaje deja de depender de memoria.
Conocer másPresupuestos y costos
Estimado, comprometido, real y pagado por partida.
Desviaciones visibles mientras aún se pueden corregir.
Conocer másInventario y activos
Modelos por SKU, kits, alta por lote y series por evento.
Sin dobles asignaciones ni equipo perdido.
Conocer másLogística y transporte
Cargas, checkpoints y devoluciones por evento.
Se sabe dónde está cada envío y quién lo recibió.
Conocer másPersonal y asignaciones
Roles operativos, turnos y confirmaciones.
Cobertura del staff confirmada antes del día del evento.
Conocer másProveedores y colaboración
Invitaciones, alcances, evidencias y mensajería.
Empresas distintas coordinadas sin exponer datos.
Conocer másCatering y servicios
Menús, producción, insumos, personal y mermas.
Del número de invitados al costo real del servicio.
Conocer másOperación en tiempo real
Llegadas, incidencias, evidencias y autorizaciones.
Se actúa durante el evento, no después.
Conocer másFinanzas y rentabilidad
Anticipos, cuentas por cobrar y por pagar, margen.
Rentabilidad por evento y por unidad de negocio.
Conocer másReportes e indicadores
Portafolio, riesgos, desviaciones y exportación a Excel.
Dirección decide con información del mismo día.
Conocer másCompras y CFDI
Órdenes de compra, recepciones y lectura de facturas XML.
Tres vías: lo pedido, lo recibido y lo facturado coinciden.
Conocer másApp de campo
Pantalla completa para teléfono, con checklists y evidencias.
El equipo en sitio reporta aunque se caiga la señal.
Conocer másInteligencia de clientes
Recurrencia, clientes en riesgo, capacidad y proyecciones.
Sabes a quién buscar y cuánto puedes producir.
Conocer másConfiguración por giro
Módulos, permisos y menús según lo que hace tu empresa.
Cada empresa ve solo lo que usa de verdad.
Conocer másCentro de implementación
Pasos guiados, ejemplos y plantillas de Excel descargables.
Arrancas sin depender de personal técnico.
Conocer más
Novedades de la plataforma
Lo más reciente que ya está funcionando
EventFY evoluciona con la operación de sus usuarios. Estas son las capacidades incorporadas en las últimas versiones.
Cotizaciones desde la solicitud del cliente
Pega el mensaje o carga un PDF, imagen o Excel. La IA propone artículos del catálogo real, cantidades y un brief editable. Revisa faltantes y precios antes de crear el borrador; nada se envía ni acepta solo.
Brief comercial organizado con IA
Un texto amplio en lugar de muchos campos pequeños. La IA separa necesidades por rubro y señala pendientes por confirmar. Tú revisas los cambios y conservas la solicitud original.
Contactos y seguimientos, sin confusiones
Registra conversaciones que ya ocurrieron o programa la próxima acción con fecha y responsable. Pendientes e historial separados, con resultado al completar y opción de reprogramar.
Tus cotizaciones de Excel, conectadas
Importa cliente, contacto, proyecto, áreas, bloques, artículos y precios. Varios eventos pueden compartir una oportunidad, con resumen y PDF del proyecto, conservando fechas y folios individuales.
Cotiza por modelo; entrega por número de serie
Una sola pantalla en el catálogo, aunque tengas veinte piezas. Agrega kits con sus cables y bases, asigna series al surtir y registra cuáles regresan y en qué condición.
La plataforma se adapta al giro de tu empresa
Audio y video, catering, mobiliario, venue o producción integral: se activan los módulos, catálogos y permisos que corresponden. Los menús muestran únicamente lo que cada persona puede usar.
App de campo a pantalla completa, con trabajo sin señal
El personal en sitio abre su día, hace check-in, completa checklists, sube fotos y reporta incidencias desde el teléfono. Si se pierde la conexión, todo se guarda y se sincroniza solo al recuperarla.
Compras con lectura de facturas XML (CFDI)
Órdenes de compra, recepción de mercancía y carga del XML del proveedor. Crea la orden desde la factura y revisa sus conceptos. Al recibir vincula artículos existentes o da de alta nuevos con sus series; solo la recepción confirmada afecta existencias.
Centro de mando ejecutivo
Historia, presente y futuro en una sola pantalla: metas, presupuestos, escenarios y rentabilidad real por evento. Si falta información para un indicador, se explica qué hay que capturar.
Inteligencia de clientes y proyecciones
Clientes recurrentes y en riesgo, valor por cliente, capacidad de las próximas 12 semanas, alertas priorizadas y un resumen en lenguaje claro de cómo va el negocio.
Implementación pensada para gente no técnica
Los pasos se agrupan en “Para empezar hoy”, “Para operar completo” y “Para afinar”. Cada paso tiene un ejemplo visual y las importaciones incluyen plantillas de Excel listas para llenar.
Documentos con tu marca, sin escribir código
Términos, anticipos, cancelaciones y contrato se redactan con textos sugeridos según tu giro, se insertan datos como cliente, fecha o total con un clic y se ve la propuesta antes de imprimir o guardar en PDF.
Alta de empresas y control multiempresa
Un administrador de plataforma da de alta cada empresa con su identidad y su usuario administrador; a partir de ahí, cada organización configura su propia operación de forma independiente.
Dentro del sistema
Así se ve EventFY trabajando
Capturas reales de la plataforma: los mismos datos del evento vistos desde operación, comercial, finanzas y almacén.
Semáforo operativo en vivo
Avance ponderado, riesgos críticos y controles pendientes calculados con reglas deterministas, sin capturas manuales.
Pruébalo aquí mismo
El expediente del evento, en vivo y sin registro
Elige el tipo de evento y mueve el número de invitados: la propuesta, la cuadrilla, el equipo reservado y el margen se recalculan igual que dentro de EventFY.
Tipo de evento
Todo lo de abajo se recalcula solo: equipo, cuadrilla, transporte y margen.
Congreso corporativo · 400 invitados
Expediente de muestra — datos deterministas, no es tu información
MontajeConfirmadoAnticipo parcial
Servicios contratados
- Audio e iluminación
- Escenario y backline
- Pantallas LED
- Registro y acreditación
- Coffee break
Propuesta
Precio por invitado$1,850
Total contratado$740,000
Anticipo recibido (50%)$370,000
Vigencia de la propuesta15 días
Calculadora de impacto
¿Cuánto cuesta seguir operando en hojas de cálculo?
Ajusta tus números reales. El cálculo es transparente y los supuestos están a la vista.
Tu operación hoy
8
$320,000
14 h
$280
Impacto anual estimado
$592,400
sobre 96 eventos al año y $30,720,000 de facturación.
Horas administrativas recuperadas (470 h)$131,600
Margen recuperado por fugas de costo$460,800
Supuestos: 35% de las horas administrativas se eliminan al dejar de reconstruir información entre hojas de cálculo y chats, y 1.5 puntos de margen se recuperan al registrar el costo comprometido, los faltantes de almacén y los cargos extra en el momento en que ocurren. Es una estimación, no una promesa contractual.
EventFY Copilot
IA para cotizar, entender y dar seguimiento
Cotizador IA transforma la solicitud en un borrador; el brief conserva lo que pidió el cliente. Copilot responde dudas y consulta tus datos con los permisos de cada persona.
- ¿Cómo creo una cotización desde la solicitud del cliente?
- ¿Cómo organizo el brief comercial con IA?
- ¿Qué seguimientos están pendientes en esta oportunidad?
- ¿Cuál es el presupuesto comprometido y cuánto queda disponible?
- ¿Cómo asigno las series que salen y regresan?
- ¿Cómo creo una orden de compra desde un CFDI?
Asistente contextual
Soporte y capacitación dentro del sistema: explica el proceso y lleva al usuario a la pantalla correcta.
Consulta inteligente
Información operativa y financiera real, siempre limitada al rol y los permisos de quien pregunta.
Sin precios inventados. Sin envíos automáticos. Cada propuesta y cambio al brief se revisa antes de confirmar.
Inventario y logística
Cada equipo bajo control, desde el almacén hasta su regreso
El inventario deja de ser una lista y se convierte en la trazabilidad real de lo que sale, se instala y regresa.
- Un modelo por SKU en la cotización; una serie por pieza al surtir.
- Kits con equipo principal, accesorios, bases y cableado.
- Alta de series por lista, rango o importación de Excel.
- Orden de servicio separando almacén, compras y rentas.
- Checkpoints de salida, transporte, llegada, montaje y retorno.
- Escaneo desde dispositivos móviles en campo.
- Evidencias fotográficas del estado del equipo.
- Faltantes, daños, consumos e incidencias.
- Disponibilidad futura y prevención de dobles asignaciones.
Elige el nivel de trazabilidad correcto para cada activo: pieza individual, conjunto, kit, contenedor, rollo o consumo estimado.
Ecosistema de proveedores
Todos coordinados, aunque pertenezcan a empresas diferentes
Productoras, agencias, venues, catering, audiovisuales y transportistas colaboran dentro del mismo evento con acceso limitado a lo que les corresponde.
- Invitaciones controladas por evento.
- Roles y permisos por participante.
- Cotizaciones y alcances compartidos.
- Confirmación de servicios contratados.
- Horarios de llegada y entrega.
- Evidencias de entregables.
- Avances en tiempo real.
- Incidencias y solicitudes de cambio.
- Historial auditable de la colaboración.
- Separación de información entre empresas.
Cada participante visualiza solamente la información autorizada de su empresa y de su alcance.
Catering y servicios
Del número de invitados al último plato servido
El servicio de alimentos es una etapa más del expediente del evento, con su propio costo real y rentabilidad.
- Menús y paquetes por evento.
- Cantidades por persona.
- Requerimientos especiales y alergias.
- Producción y preparación.
- Insumos y consumos.
- Horarios de servicio.
- Personal asignado.
- Montajes y estaciones.
- Mermas e incidencias.
- Costos reales y rentabilidad del servicio.
Centro de comando
Visibilidad para actuar antes de que algo se convierta en un problema
El tablero reúne el estado operativo y financiero de los eventos activos con la misma información que registra el equipo en campo.
- Próximos eventos
- Avance general
- Tareas críticas
- Presupuesto comprometido
- Costos reales
- Inventario preparado
- Personal confirmado
- Proveedores pendientes
- Llegadas registradas
- Incidencias abiertas
- Riesgos operativos
- Margen estimado y final
Beneficios
Cada perfil ve lo que necesita para decidir
Dirección
- Visibilidad del portafolio de eventos.
- Rentabilidad y desviaciones por evento.
- Riesgos y decisiones pendientes.
- Comparación entre unidades de negocio.
Diferenciadores
Creado alrededor del evento, no alrededor de módulos desconectados
Flujo completo de principio a fin
De la oportunidad comercial al margen final, sin saltar entre sistemas.
Experiencia visual y fácil de adoptar
Interfaz oscura de alta precisión, pensada para operar bajo presión.
Colaboración segura entre empresas
Cada participante ve solamente la información que le corresponde.
Trazabilidad flexible
Pieza, kit, contenedor o consumo: el nivel correcto para cada activo.
Inteligencia artificial en el trabajo diario
Copilot acompaña, explica y consulta información real del sistema.
Información operativa y financiera al momento
Costos comprometidos y avance del evento en la misma pantalla.
| Criterio | Hojas de cálculo y mensajes | Software tradicional complejo | EventFY |
|---|---|---|---|
| Fuente de la verdad | Archivos duplicados por área | Módulos que requieren integración | Un expediente por evento |
| Adopción del equipo | Inmediata pero frágil | Larga y costosa | Visual, con Copilot que enseña el proceso |
| Trazabilidad del equipo | Listas manuales | Rígida y a nivel pieza | Flexible: pieza, kit, contenedor o consumo |
| Colaboración externa | Correos y mensajes sueltos | Accesos limitados o inexistentes | Proveedores dentro del evento con permisos |
| Control de costos | Al cierre del evento | Contable, con desfase | Estimado, comprometido, real y pagado |
Tipos de evento
Especializado en eventos, flexible para cada formato
El mismo flujo se adapta a la escala y a los requerimientos de cada producción.
- Bodas
- Eventos corporativos
- Conciertos
- Congresos y convenciones
- Festivales
- Eventos sociales
- Lanzamientos
- Experiencias de marca
- Eventos hoteleros
- Producciones privadas
Seguridad y gobierno de datos
Cada empresa ve solo lo suyo
EventFY es multiempresa por diseño: el aislamiento de datos se aplica en la base de datos, no solo en la interfaz.
Aislamiento por empresa (RLS)
Las políticas de seguridad viven en la base de datos: ninguna consulta puede leer datos de otra empresa, aunque cambie la interfaz.
18 roles y permisos por área
Dirección, comercial, producción, almacén, tesorería, campo, proveedores e invitados ven únicamente su alcance.
Colaboración por invitación
Los aliados entran a un evento con rol, vigencia y visibilidad definidas; nunca al resto de tu operación.
Bitácora de auditoría
Quién cambió qué y cuándo: cotizaciones, adjudicaciones, movimientos de inventario y cierres quedan registrados.
Aprobaciones y control de cambios
Los cambios de alcance y costo pasan por autorización y actualizan el presupuesto contratado en tiempo real.
Respaldo y disponibilidad gestionados
Infraestructura administrada con respaldos automáticos, cifrado en tránsito y en reposo.
Implementación
Empieza con tu operación real
No se configura una plataforma genérica: se replica la forma en que tu empresa produce eventos.
- 1
Damos de alta tu empresa con su identidad y su administrador.
- 2
Activamos los módulos según tu giro y definimos roles y permisos.
- 3
Importas clientes, proveedores, inventario y servicios con plantillas de Excel.
- 4
Rediseñas tus documentos con textos sugeridos y tu logotipo.
- 5
Sigues los pasos guiados: “Para empezar hoy”, “Para operar completo” y “Para afinar”.
- 6
Corres tu evento piloto y medimos la adopción del equipo.
EventFY Copilot acompaña la capacitación dentro del sistema y reduce la brecha de adopción del equipo operativo.
Origen del producto
Construido a partir de la operación real de empresas de eventos
EventFY nace de analizar los retos diarios de producción, logística, inventario, proveedores, ejecución y control financiero.
Preguntas frecuentes
Todo lo que suelen preguntarnos antes de una demo
Desde Cotizaciones o el asistente abre Cotizador IA. Pega la solicitud o carga PDF, imagen, Excel o CSV de hasta 5 MB. Revisa coincidencias del catálogo real, cantidades, fechas, precios y brief antes de crear el borrador. Lo no encontrado queda pendiente de revisión, sin precios inventados. No se envía ni se acepta automáticamente; Word requiere copiar su texto.
Solicitar demo
Tu próximo evento puede operar con mayor claridad
Conecta a tu equipo, proveedores, inventario, operación y finanzas en un solo lugar.
Cuéntanos cómo operas y te mostraremos cómo EventFY puede adaptarse a tu flujo.
EventFY es un sistema cerrado: no existe registro público ni prueba gratuita automática. Las cuentas se crean o se invitan desde la administración de cada organización.
Marco legal
Avisos legales
Aviso de privacidad
Los datos que envías en el formulario de demo se usan únicamente para contactarte con fines comerciales sobre EventFY. No se comparten con terceros ajenos a la operación de la plataforma y puedes solicitar su rectificación o eliminación escribiendo a contacto@eventfy.mx.
Términos y condiciones
El acceso a EventFY es exclusivo para cuentas provisionadas por el administrador de cada organización. No existe registro público ni prueba gratuita automática. El uso de la plataforma está sujeto al contrato de servicio firmado con cada empresa.
Política de cookies
Este sitio utiliza almacenamiento local únicamente para mantener la sesión de acceso y medir el uso agregado del landing. No se emplean cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios.